Comment être vraiment productive dans son travail ?

Si tu as l’impression que tes journées sont trop courtes pour réaliser tout ce que tu voudrais faire alors tu es au bon endroit.

Je n’ai pas de baguette magique pour te rallonger tes journées. Non, mais je peux te donner quelques astuces pour mieux utiliser le temps que tu as à ta disposition.

Je peux te montrer comment tu peux être plus productive dans ton travail. En d’autres mots, comment tu peux réaliser plus de tâches dans un temps déterminé.

Pourquoi c’est intéressant ? Si tu t’organises de la bonne manière, tu arrives à boucler ta to do list plus rapidement. Tu as alors plus de temps pour faire des choses qui te plaisent. C’est aussi simple que ça !

Fixer tes priorités

Pour optimiser ton temps et avancer efficacement dans ton travail il est essentiel d’être claire sur l’ordre dans lequel tu vas réaliser tes tâches. Le but est de commencer par ce qui est important et urgent. Ainsi tu es sûre que tu utilises ton temps et ton énergie au bon endroit. Si tu ne fais pas ça, tu risques de plutôt t’occuper que de vraiment être efficace. En fin de journée tu auras réalisé beaucoup de choses mais pas vraiment avancée vers tes objectifs. Et ça, ce n’est pas ce que tu veux, non ?

Comment faire alors ?

Tout d’abord, tu as besoin d’être claire sur tes objectifs. Qu’est-ce que tu veux vraiment réaliser ?

Ensuite, sais-tu comment tu vas y arriver ? C’est ton plan d’action qui te l’indique. En quelque sorte c’est ta liste de tout ce qu’il faut réaliser pour atteindre ton objectif.

Et c’est là que tu peux vite tomber dans le piège de lister tout un tas de choses qui ne sont pas vraiment importantes. Je te conseille donc vivement de parcourir ton plan d’action et de vérifier que chaque tâche est essentielle dans la réalisation de ton objectif. Et, si ce n’est pas le cas, cette tâche n’a alors pas lieu d’être. Tu risques de passer du temps et de gaspiller de l’énergie à quelque chose qui ne t’amène pas vers ton but.

Maintenant que tu sais où tu veux aller (ton objectif) et que tu sais comment tu vas y arriver le plus rapidement (ton plan d’action réduit à l’essentiel), il te suffit de classer les tâches dans l’ordre d’importance. Demande-toi quelle tâche va permettre que tout le reste devienne plus facile ? Vois cela un peu comme un jeu de domino. Quelle première action est ton domino déclencheur, celui qui va faire tomber les prochaines pièces ? C’est par là que tu dois commencer.

Fixer tes deadlines

Connais-tu la loi de Parkinson ? Elle nous indique que le travail s’étale de manière à occuper tout le temps disponible pour son achèvement. Tu vas donc toujours utiliser tout le temps disponible pour réaliser une tâche. Et, plus tu as de temps, plus tu vas en prendre.

Si je décide d’écrire cet article de blog et que je me donne 1 journée pour le faire, j’aurai besoin de la journée. Par contre, si je me dis que je n’ai que 3 heures à disposition, je vais tout faire pour terminer l’écriture de cet article en 3 heures.

C’est pour cela qu’il est indispensable de se fixer des dates limite pour terminer un travail. Sans cela, tu vas continuer à avancer sur ta tâche sans jamais t’arrêter. Ou, en tout cas prendre beaucoup de temps.

Planifier pour être plus productive

Maintenant, tu connais tes priorités et, grâce aux dates limites fixées, tu sais aussi pour quand il faut les réaliser. La suite logique est de planifier tout ce que tu as à faire.

Pour cela, je te conseille vivement d’ajouter le temps de travail nécessaire par tâche. Si tu ne sais pas, estime à la louche et ajoute une marge de sécurité, du temps en plus. Si tu penses y arriver en 30 minutes, prévois en 45. Tu pourras faire face aux imprévus (spoiler, il y en a toujours) et tu ne te sentiras pas submergée.

Prends un créneau dans ton emploi du temps pour planifier ta semaine. Tu peux prévoir le vendredi, fin de journée, pour clôturer la semaine en cours et préparer la suivante. Ou si tu préfères le faire le lundi matin pour bien démarrer la semaine, c’est une autre possibilité. À toi de voir ce qui te convient le mieux. L’idée est de parcourir ce que tu as fait et ce qu’il te reste à faire. Et tu décides, en fonction de tes rendez-vous et impératifs de la semaine, à quel moment précis tu vas réaliser quelle tâche.

Crois-moi, c’est le meilleur moyen pour diminuer ta charge mentale et aussi éviter la procrastination. Si tu sais exactement ce que tu dois faire, tu ne dois plus réfléchir. Tu avances tout simplement. Et tu gagnes beaucoup de temps et de jus de cerveau.

Faire des pauses

Tu veux avoir des conseils pour être plus productive dans ton travail et je te parle de pause ? Tu te dis peut-être que tu n’as pas le temps pour ça et que tu veux justement savoir comment faire plus de choses. Et oui, faire une pause est parfois la chose la plus productive à faire. Tu vas oxygéner ton cerveau et l’aider à récupérer sa pleine capacité de concentration. Et quand tu es plus concentrée tu avances plus efficacement, non ? Tu vas limiter la fatigue et ainsi favoriser un travail plus qualitatif.

Voici quelques idées toutes simples pour des pauses dans ta journée :

• bouger 5 minutes : marcher, t’étirer, sautiller sur place, danser sur une chanson,…
• sortir et prendre l’air, sentir le soleil sur ta peau (si il y en a évidemment)
• boire un café ou du thé
• appeler un·e ami·e
• faire une micro sieste
• ne rien faire

Faire du batching dans ton travail

Faire du batching, cela signifie regrouper le même type de tâches pour les réaliser au même moment. Tu vas gagner en productivité en avançant de cette manière.

Je t’explique.

Quand tu te lances dans une tâche, cela te demande une certaine dose d’énergie. Un peu comme si tu veux démarrer en vélo, il faut donner quelques bons coups de pédales. Ensuite, la tâche te demande moins d’énergie. Comme quand tu roules en vélo, après le démarrage, il suffit de donner quelques coups de pédale légers pour maintenir la vitesse. Mais c’est moins fatiguant que quand tu démarres.

En partant de ce principe, on essaie donc de démarrer le moins que possible un nouveau type de tâches.

Je te donne un exemple.

Imaginons que tu prépares tes contenus pour tes réseaux sociaux. Une façon de procéder est de préparer post par post. Tu réfléchis sur un post, tu crées ensuite le visuel du post, tu écris le texte, programmes le post et tu le publies. Ensuite tu répètes la même suite d’actions pour le prochain post. Dans ce cas-là, tu vas donc chaque fois démarrer un nouveau type d’actions et tu vas devoir brûler une certaine dose d’énergie.

Si tu fais la même chose en mode batching, tu vas plutôt avancer par type de tâches et non par post. Tu réfléchis sur plusieurs posts, tu crées ensuite les visuels des tous les posts, tu écris les textes et tu programmes les posts. Crois-moi, tu vas finaliser beaucoup plus de posts dans le même laps de temps de cette manière.

Faire du batching est donc vraiment un conseil à suivre si tu veux être plus productive dans ton travail.

Se connaître et gérer son énergie

Je t’ai gardé le meilleur conseil pour la fin. Pour être productive dans ton travail il n’y a rien de mieux que de bien gérer ton énergie. Sans énergie, tu est incapable de faire quoi que soit. Ou tu es vraiment au ralenti et donc pas efficace du tout.

Comment faire alors pour gérer ton énergie ? Le meilleur outil à disposition est, à mon sens, le Human Design. Quand tu connais ton type, tu sais si ton énergie est constante ou plutôt fluctuante.

Rien que cet indice là est déjà super éloquent. Parce qu’il ne sert à rien d’essayer de travailler pendant des heures si ton énergie ne suit pas. Si tu sais que, dans ta journée, tu es en énergie haute par courtes périodes, tu vas t’organiser différemment que si tu sais que tu es faite pour avancer lentement mais surement sur ton travail. Et surtout, tu ne vas plus culpabiliser si tu avances différemment par rapport à tes amies ou à tes collègues.

Autre aspect important : on a tous des moments de la journée pendant lesquels on est plus productive. Certaines personnes sont plus du matin et vont directement après le lever attaquer leur to do list. D’autres on besoin d’émerger en douceur et seront productif plus tard dans la journée.

Si tu connais ton rythme de travail, tu peux capitaliser sur les bons moments pour avancer le plus efficacement possible dans ton travail.

Comment savoir quel est le bon moment pour toi ?

Rien qu’en t’écoutant et en t’observant tu peux déjà détecter ton moment le plus productif. C’est à ce moment là que tu arrives à faire plus de choses, que tu avances plus facilement dans ton travail. Et si tu ne sais vraiment pas, teste tout simplement.

Ensuite, planifie tes sessions de travail en fonction du moment de la journée qui te convient le mieux.

C’est ça l’avantage d’être entrepreneuse et de pouvoir choisir tes heures de travail. Arrête donc de te forcer inutilement si tu n’as pas d’énergie. Ce n’est peut-être tout simplement pas le bon moment.

Tu peux aussi regarder ton chronotype. Il t’indique justement quel est le meilleur moment pour réaliser quel type d’actions dans tes journées.

Et, dernier élément intéressant pour nous les femmes, tenir compte de notre cycle féminin. Parce que notre énergie n’est pas linéaire. Elle varie sur un mois selon la phase de notre cycle. Pendant les menstruations, nous avons besoin de plus de repos que pendant la phase (pré)ovulatoire.

Tu peux en tenir compte dans ton organisation et avancer plus efficacement au moment de l’énergie haute et te lâcher la grappe quand l’énergie est plus basse.

Tu as compris, bien te connaître te permet de profiter de ton énergie au bon moment. Et ça, c’est un élément indispensable pour ta productivité et la qualité de ton travail.

Conclusion

Et voilà, j’espère que ces conseils t’aideront à gagner en productivité dans ton travail. Je te souhaite vraiment de retrouver plus de temps pour ce qui compte pour toi.

Tu peux adapter ton organisation petit à petit jusqu’à ce que tu aies trouvé ce qui marche pour toi. Et, si tu veux aller plus loin, tu peux télécharger mon guide qui t’apprend à t’organiser selon ton Human Design.